【誰でもできる!】説明が上手い人に共通する特徴 4選

仕事や学校で発表を聞く際、「この人の説明わかりやすいな・聞きやすいな」と感じたことはありませんか?

特に一つのお題に対して複数人のプレゼンを聞くと、印象に残ってるプレゼン・ほとんど覚えていないプレゼンがあると思います。

その中でも印象に残る人たちのプレゼンには、特徴や共通点があることをご存じですか?
これは、話すことに限らず、メールでのやり取りや報告書の資料作成など書いて伝えることにも当てはまることです。

そこで今回は、意識するだけで印象が180°変わる上手な説明の方法を紹介しようと思います!

こんな方におススメ
  1. 人前で上手にプレゼンをしたい
  2. 人に何かを説明するとき伝えたいことが伝わらずに悩んでいる
  3. メールや報告書など、書くことでも相手に上手に伝えたい
目次

説明が上手な人の特徴

では、説明が上手な人はどのような特徴があるのでしょうか?

結論で始まり、結論で終わる

まず一つ目は、説明の最初と最後は結論であることです。

これは、知ってる人も多いかと思います。

説明をするときは、まず一番伝えたいことから話す。そして、それに情報を付加していくことで、理解を深めていきます。

話の聞き手側は、話し手の結論を中心にして、その説明を理解しようとします。

つまり、結論を話さないで内容ばかり説明しても、相手は「伝えたいこと(結論)」を探し続けるため、話の内容についていくことができません。

「で?結局何が言いたいの?」、「その話ってまとまってる?」と思われる説明の仕方は、相手に伝えたいことが伝わっていないということになります。

それを避けるために、必ず最初は結論から話しましょう。

そして、最後にもう一度結論を言うことで、相手は説明を理解しやすくなります。

要点が複数あるときは、その数を言う

「でも、伝えたいことが複数あるときどうすればいいの?」と思う方がいるかもしれません。

その場合は、そのまま複数の結論を話せばいいんです。

しかし、必ずその結論がいくつあるかを最初に伝えましょう!

例えば、会社のプレゼンで、「今回の企画でご紹介したい内容は3つあります。1つめは~、2つめは~、3つめは~です。」と先に言っておくだけで、相手も話を聞きやすく、内容を理解しやすくなります。

もし最初に結論がいくつあるか伝えなければ、2つ目の話題になると相手は、「え?なんの話?話が変わってる?」と混乱してしまいます。

そうなってしまうと、2つ目以降はおろか、1つ目の内容ですら忘れてしまいます。

そのため、結論の数は必ず最初に伝えましょう!

ここまでの要点を話すことで、まずは話の全体像を把握してもらいます。

一文は短く、簡潔に

これは、説明が下手な人が最もできていないことだと思います。

なぜなら、情報は多ければ多いほど、わかりやすくなると勘違いしているからです。

しかし、実際はまったく逆なんですよね😅

情報を増やせば増やすほど、相手は混乱していきます。

特にメディア記者など、情報発信する人の質問内容が長い場合、大抵質問の内容にズレが生じていたり、何を聞きたいの?という質問が多いなという印象があります。

これによって、相手に誤解を与える情報を流してしまう原因になってしまっていると思います。

一方で、ニュース番組は短い文章を組み合わせることによって、視聴者にとって聞き取りやすく、記憶しやすい工夫がされています。

これは、「サウンド・バイト」と呼ばれており、短い文章でありながら、メッセージやイメージを端的に伝えることができる表現手法です。

「Yes, we can!」

これだけで、誰のメッセージかわかりますよね?

そうです。アメリカの元大統領バラク・オバマ氏のワンフレーズです。

こんな感じで短い文章でも、人の脳裏にしっかり焼き付くものなのです。

では、短い文章がどうして伝えることに優れているのか?

それは、相手に伝える文章が短ければ短いほど、話し手は言葉を厳選しようとするからです。

私自身、この文章を書いている中で、短い文章の重要さを改めて感じました。

文章は短く、簡潔に!

「でも」、「けど」などの逆接は効果的に使う

「でも」、「けど」のような逆接の接続語を無意識に使う人は気を付けましょう。

このような接続語を普段から使っていると、考え方までネガティブになってしまい、常に何かしらの理由をつけて、ものごとに取り組む姿勢が低下してしまいます。

次の2つの文を比較してみてください。

  1. 企画をまとめているところです。”でも”、資料を集めるのに時間がかかりそうです
  2. 企画をまとめているところです。”そのため”、資料を集めるのに時間がかかりそうです

1と2で話している内容は同じなのに、1の方がネガティブに感じてしまいます。そのため、逆接の接続詞を使用する際は、注意しましょう。

ちなみに、逆接の接続詞を有効に使うこともできます。

それは、予想外の出来事を説明するときや、自分の意思を強調したいときです。

これができる人は、説明する力や文章力がかなり高い人だと思います。(私には厳しいお話です笑)

まずは、逆接の接続詞を意識的に使わないようにすることから取り組んでみてはいかがでしょうか?

最後に

いかがだったでしょうか?

相手に伝えたいことを伝えるって、簡単なことではないです。

でも、今の情報を知っているか・知らないかで説明の仕方が、ガラッと変わると思います。

実際に、自分もこの方法を意識して説明するだけで、相手に理解してもらえることが多くなりました。

特に、説明しているときの相手の表情が今までと全く違うので、実践してよかったなと思いました。

「説明できる能力」が「仕事できる能力」と言っても過言ではありません。

これを機にさまざまな説明の仕方を学んでみてください。

それでは、今回はこの辺で!

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